Důvěřuj, ale prověřuj

Spolehlivost firemních vozidel je výchozím logistickým faktorem a  servisování vozů stěžejním momentem. Pokud je automobil ve  firmě nepojízdný, dochází k  prostojům, nevytížení zaměstnanců, zpožděné dodávce zboží a poškozování image firmy.

Může to být právě spolehlivost vozů, která dostává v  posledních letech díky mnohačetným balíčkům krizových úspor na frak. Za tento fakt se staví třeba uměle navyšující se doba využívání firemních automobilů. Je zřejmé, že se zvyšujícím se věkem vozidel ve flotile vzrůstají také servisní náklady. Poruchovost se tak může u zánovních vozidel do tří let stáří lišit ve srovnání s např. sedmiletými ojetinami až o  10 %. Věk ale není jediným faktorem, který snižuje spolehlivost. Při detailním a  průběžném vyhodnocování nákladovosti servisních položek lze vysledovat i  přímou úměru v  souvislosti s najetými kilometry. Jak tedy najít zlatou střední cestu mezi efektivním využíváním a snižující se spolehlivostí flotily?

Nabízí se řešení. Je nutné aplikovat důslednější sledování nákladů na  opravy těchto starších vozů, a to jak dle stáří, ujetých kilometrů i dle značky a modelu. Následně lze postupně nejporuchovější modely nahrazovat jinými, u kterých byla vysledována poruchovost nižší. Zmíněné sledování servisních nákladů by ale mělo být součástí mnohem rozsáhlejšího systému pro sledování TCO. Ze zkušeností firem, které mají ve vlastnictví větší počet vozidel vyplývá, že servisní náklady tvoří až 20 % z celkových nákladů vozového parku. Tyto servisní náklady lze dále u  vozidel  ve  vlastnictví  firmy rozdělit do  dvou základních skupin – první jsou náklady předepsané výrobcem. Jde tedy hlavně o servisní prohlídky, které se dají plánovat s předstihem a lze s nimi počítat. Druhou skupinou jsou servisní náklady provozní, které vznikají opotřebením vozidla, popř. havárií. S nimi je sice nutné počítat, ale nelze je předem předpovědět.

Jak vybrat správný autoservis?

Každopádně je zřejmé, že pokud existuje cesta, jak na  obou výše zmíněných skupinách servisních nákladů ušetřit, začíná tato cesta výběrem vhodného servisního partnera. Zde se nabízí otázka, zda zvolit autorizovaný či neautorizovaný servis a  jak toto rozhodnutí firmě může přispět, nebo naopak uškodit. Bloková výjimka, která je od roku 2010 v platnosti, umožňuje uživateli vozidla svobodně se rozhodovat o  volbě servisu v  záruce vozu. Samozřejmostí tedy je, že pokud si do  firmy nakoupíme zcela nová vozidla, lze navštěvovat neautorizovaný servis bez ztráty záruky.  Podle Tomáše Kabrhela, manažera servisního konceptu ELIT, disponují dnes neautorizované servisy širokou škálou nadstandardních služeb včetně těch, na které je firemní zákazník zvyklý u  autorizovaných servisů. „Samozřejmostí je poskytování slev na hodinovou sazbu, slevy na materiál, či příslušenství. Zkrátka při uzavírání dohody vše nastavujeme dle konkrétních potřeb a požadavků klienta.“  Je tedy zřejmé, že menší neznačkové autoservisy mohou nabídnout individuální přístup a  lze se dohodnout na  opravách s použitím „neznačkových“ dílů. Předpokládá se zde také nižší cena za hodinovou sazbu. Nevýhodou však může být horší vybavenost menších servisů speciálními nástroji, či diagnostickými přístroji. Neautorizované servisy často nenabízejí doplňkové služby, jako je např. doprava nepojízdného vozu, či hůře vybavené zázemí pro klienty čekající na opravu vozidla.

Autorizovaný servis staví na  jednotnosti pracovních postupů, často vám je schopen servisní technik předem vyčíslit cenu za  práci  díky  normovaným  časům za  opravu dané závady. Často však vyžadují objednání předem a  při opravách používají dražší značkové díly. Vyšší je samozřejmě i hodinová sazba za práci.

A podle jakých kritérií vybírají dodavatele služeb české firmy, které mají část vozového parku ve svém vlastnictví? „Vybíráme buď v rámci výběrových řízení, anebo jsou to naši tzv. smluvní partneři, se kterými máme obchodní kontakt v rámci pojištění motorových vozidel nebo likvidace pojistných událostí. Smlouvy jsou tříleté, takže v  případě spokojenosti (provádíme pravidelné hodnocení dodavatelů) prodloužíme nebo  vypíšeme  nové  výběrové  řízení,“  informuje Ctirad Fischer, ředitel úseku nákupu a služeb v Kooperativa pojišťovně.

Servisní smlouva pomůže

Ať už se rozhodneme pro autorizovaný či neautorizovaný servis, vždy je dobré mít na paměti, že servisy, které nabízejí servisování flotil, mají v portfoliu i tzv. servisní smlouvy. Tato smlouva zaručuje firmě určitou předem stanovenou měsíční částku, která vyplývá z dohodnutého ročního proběhu kilometrů a ceny za kilometr. Do tohoto paušálu jsou samozřejmě zahrnuty i rizika za nepředpokládané opravy, nebo zvýšené  nároky  na  údržbu.  Předem  je také výhodné dohodnout se na termínech oprav. S  autoservisem se také můžeme domluvit na povinnosti prohlédnout přistavené vozidlo před opravou servisním technikem. Pokud následně odhadnutá cena servisních prací včetně náhradních dílů přesáhne určitou položku, je zhotovitel povinen požádat objednatele o  schválení, přičemž se pro pozdější evidenci používá např. číslo faktury. Pokud rámcovou smlouvu nepoužíváte, doporučuje se u  smluvního servisního partnera zajistit, aby jste v případě změny platného ceníku hodinových sazeb byli o  této skutečnosti informováni. Téměř samozřejmostí je již zmíněné poskytování slev na  náhradní díly, práci i autopříslušenství.

Kontrola musí být

Firmám servisní smlouvy umožňují s  předstihem vyčíslit náklady za  servis a  uspořit na  administrativě. Doporučuje se však nechat si zasílat průběžně dílčí faktury o  provedených opravách a  preventivně provádět kontrolu provedených úkonů na vozidlech. Kontrola takovýchto úkonů může firmě přinést nemalé úspory. Je třeba ale kontrolovat důsledně, z praxe je známo, že pokud je odmítnutá faktura (ať už z jakéhokoli důvodu) do servisu navrácena, často je zaslána opakovaně v domnění, že tentokrát bude schválena jiným pracovníkem finančního úseku. Pokud odhlédneme od  kontroly cen, je občas záhodno provést také kontrolu dané opravy. „Některé autoservisy provádí různé opravy méně důsledně, nebo je naopak předražují. Proto je třeba, aby bylo v servisní smlouvě výslovně uvedeno, že zhotovitel je povinen všechny servisní práce provádět způsobem, postupem a technologiemi předepsanými výrobcem vozidla, používat díly i náplně, které jsou výrobcem určeny pro daný typ vozu,“ sdělil nám Aleš Zich z Auto AZ Consulting, který se kontrolami autoservisů zabývá. Ctirad Fischer z  Kooperativa pojišťovny k  tomu dodává: „Kontrolujeme všechny faktury a  klíčové úkony. Také výměny pneumatik evidujeme v  příslušném SW na správu vozového parku. Máme tak přehled, kdy byly prováděny, a kontrolu, zda nebyly vyfakturovány vícekrát.“ Transparentní  vztah  mezi    provedenou  opravou a naúčtovanou cenou obhajuje Tomáš Kabrhel z  ELIT: „My jsme garant sjednané ceny a  správně provedené a  vyúčtované opravy. V každém případě náš servis fakturuje opravu naší centrále, ta provádí kontrolu dané zakázky a až poté fakturuje majiteli vozidla. Tuto činnost provádí speciální oddělení, které má k dispozici hned několik nástrojů k provádění kontrol.“

Operativní leasing – kontroluje se cena i kvalita oprav

Leasingové společnosti ceny servisních prací kontrolují také důsledně. Například ve ŠkoFINu se optimalizací nákladů na  servisní úkony zabývá centrální nákup, který je v úzkém kontaktu se servisními partnery, s kterými jedná o cenách za servisní práce. „Naši servisní partneři jsou víceméně dáni koncernovou příslušností. Nicméně i  mezi nimi si vybíráme podle rozložení flotilových klientů, podle objemu a  podle kvality jejich práce. Vliv na výběr partnerů má i přání klientů,“ říká Jan Kranát, jednatel ŠkoFINU. V  praxi se tak často stává, že i  když je leasingová společnost s daným servisním partnerem nespokojena, ve  spolupráci přesto pokračuje. Děje se tak na základě podnětů  od  klientů  leasingových  společností, kteří vozy používají a  vyžadují konkrétního servisního partnera. Leasingové  společnosti  si  na  kontroly servisních úkonů najímají specializované společnosti. Například ŠkoFIN využívá služeb DEKRA. Jan Kranát k  tomu dodává: „Díky těmto testům máme přehled o kvalitě v celé servisní síti a veškerá závažná pochybení jsou okamžitě řešena s konkrétním servisním partnerem. Ceny oprav jsou kontrolovány pracovníky technického oddělení. Dobrá znalost koncernových pracovních postupů tak umožňuje efektivní kontrolu. Pokud naši pracovníci zjistí pochybení servisu, je servis upozorněn a  vyzván k  nápravě. Samozřejmě občas nastává situace, kdy servis naše připomínky rozporuje  kvůli nepřesnému výkladu pracovních pozic. V tomto případě je věc řešena přímo s výrobním závodem/importérem a jejich stanovisko se stává závazné pro obě strany.“

Leasingové společnosti, poskytující operativní leasing, občas čelí i  záměrnému pozměňování faktur, kdy je na požadavek dočasného pronajímatele vozidla nakoupen k vozu doplněk ve formě např. autopříslušenství s tím, že servis záměrně leasingové společnosti vyfakturuje určitý typ opravy v odpovídající ceně.