Online reporting – Vše na očích
Efektivní správa vozového parku se dnes již neobejde bez specializovaných programů a online nástrojů. Jejich možnosti jsou čím dál větší a mají za úkol poskytovat dokonalý přehled o vozovém parku a šetřit čas.
Papírové knihy jízd jsou dnes přežitkem. Malé firmy si s nimi při správě své flotily ještě leckdy mohou vystačit a periodické události týkající se vozů ať už jde o běžnou údržbu, návštěvu technických kontrol či servisních prohlídek, zaznamenají do kalendáře, ale za cenu ztráty času. O trochu lepší možností jsou tabulkové editory jako například klasika v podání Excelu, ve kterých lze spravovat potřebné základní údaje o provozu firemních vozidel a předávat jejich výstupy dalším oddělením firmy elektronicky. I to je však časově náročné. Naštěstí se ale stejně rychle jako nové technologie u moderních automobilů vyvíjejí i informační technologie pro správu vozového parku a aplikace leasingových společností, které se snaží vycházet svým klientům maximálně vstříc a ulehčovat jim jejich práci se správou vozového parku. Co by dříve bylo vzhledem k velké administrativní zátěži neefektivní sledovat a vyhodnocovat, dnes je možné získat rychle a spolehlivě. A především – mít všechny informace k dispozici online.
V reálném čase
Firmy už nějakou dobu stále více sledují pohyb svých vozidel a chtějí mít všechny informace k dispozici hned, nejlépe je vyčíst rovnou z mobilního telefonu nebo tabletu. Ale nejen to, velký tlak je vyvíjen na leasingové společnosti i při vyřizování administrativy a celkovým urychlením komunikace mezi leasingovkou a zákazníkem. Jedním za takových moderních produktů je aplikace MyFleet společnosti LeasePlan, která uspěla i v naší anketě a od odborné poroty si v letošním ročníku ankety Fleet Derby – Flotila roku odnesla zisk titulu mezi produkty v kategorii Systémy pro monitorování a správu flotil. Zcela nový online reportingový nástroj má za úkol poskytovat komplexní údaje o vozovém parku klienta. Nový nástroj nabízí uživateli veškeré informace o technických parametrech jednotlivých vozidel ve fleetu, základní údaje o řidičích, informace o sjednaných leasingových podmínek i rozsahu služeb, ale i přehledy o končících i nově objednaných vozidlech, přehled škodních událostí a třeba podrobné informace o čerpání paliva či využívání palivových karet. Reporting MyFleet přináší řadu nových funkcí. Úplnou novinkou jsou takzvané „dlaždice“, které fleet manažer vidí ihned po přihlášení do programu. Najde na nich základní aktuální údaje o flotile. Pak už může přejít k jednotlivým reportům. LeasePlan podle slov zaznívajících ze společnosti kladl při vývoji programu MyFleet důraz hlavně na srozumitelnost. „Nechceme fleet manažery zavalit množstvím dat, kterým by se museli zdlouhavě prokousávat. Zjistili jsme, že většina z nich si vystačí s dvanácti reporty, které zahrnují všechna podstatná data o flotile, jednotlivých vozidlech i jejich řidičích. Vytvořili jsme z nich základní sadu informací, kterou program nabízí přednostně,“ říká Martin Brix, generální ředitel společnosti LeasePlan Česká republika. A obchodní ředitel společnosti LeasePlan ČR Peter Tölgyesi v rychlém sledu dodává: „Podle ohlasů fleet manažerů byla tato úvaha správná. Zároveň ale mohou kdykoli přepnout do individuálního nastavení. Sami si pak zvolí, které údaje chtějí zobrazit, v jakém pořadí a pod jakými filtry. Osvědčené kombinace si mohou uložit a využívat opakovaně. Interaktivní jsou i grafy, například o počtu vozidel ve flotile, o zastoupení jednotlivých značek i konkrétních modelů. Pokud uživatele zajímá nějaký detail, může si prokliknout jednotlivé sloupce či výseče, a tím získá přístup do podrobnějších statistik. Samozřejmostí je možnost exportovat všechny výkazy do Excelu.“
AUTOR: Michal Žďárský
KOMENTÁŘ
Martin Brix
Generální ředitel společnosti LeasePlan Česká republika
„Papíry už nejsou zapotřebí“
Spolu s reportingem MyFleet spustil LeasePlan v rámci svého online portálu i novou aplikaci na editaci řidičské databáze. Z pohledu flotilových manažerů jde o zásadní posun. Dosavadní praxe byla taková, že jakoukoli změnu, která se týkala řidičů, musel klient nejdříve oznámit LeasePlanu a ten ji pak zanesl do databáze. Teď ji může kdykoli provést sám fleet manažer. Má tedy řidičské údaje pod kontrolu, a tím i jistotu, že jsou všechna data vždy aktuální.
Velkým zjednodušením je možnost hromadného exportu řidičských dat. Tím pro fleet manažera odpadá potřeba vést si zvlášť samostatné tabulky s informacemi o řidičích ‒ teď vše nalezne v aplikaci.
Na online portálu LeasePlanu narazí fleet manažeři i na další nový program. Najdou v něm elektronické kopie většiny dokumentů spojených se správou vozidel ‒ kalkulace, potvrzení o doplňkové smlouvě, objednávky, předávací protokoly i velké technické průkazy. Souvisí s tím jedna podstatná změna: při předávání nových vozidel už LeasePlan neposílá klientům obsáhlé složky vytištěných dokumentů, protože je najdou v této nové aplikaci. Všechny zmiňované kroky mají co nejvíce zjednodušit administrativu a zrychlit komunikaci mezi firmou a jejími klienty.
