Po skončení doby pronájmu se vozy pořízené v rámci operativního leasingu vrací leasingové společnosti zpět. Tento proces má svoje pravidla a specifika a často může být předmětem nepříjemných poplatků, které celý pronájem nakonec výrazně zdražují. Jak samotné předání a probíhá a na co je třeba si dát pozor?

Ukončení smlouvy o  operativním leasingu přináší flotilovému manažerovi povinnost vozidlo řádně předat ve  stavu schopném provozu na pozemních komunikacích zpět pronajímateli. Každá leasingová společnost má pro toto předání svoje specifická pravidla a postupy. Společným a logickým znakem všech leasingových společností ovšem je, aby vozidlo, které pronajali, dále co nejlépe zhodnotili. Z těchto důvodů jsou auta poměrně přísně kontrolována a za každé nadměrné poškození nebo opotřebení je nájemci účtována smluvní sazba doplatku.

Samotné rozdíly mezi pojmy nadměrné opotřebení nebo poškození se v případě vracení vozů zpět po  operativním leasingu prakticky stírají. Nejdůležitější je, aby byl správce vozového parku už dopředu seznámen s  limity, do  kdy lze klasifikovat běžné opotřebení či poškození a  odkdy už jde o  nadměrné. Mnoho leasingových společností má proto manuál, ve  kterém je toto poškození nebo opotřebení definované, k  dispozici volně na  webových stránkách.

A i když se pravidla maximální výše tolerovaného opotřebení nebo poškození u  jednotlivých společností vesměs moc neliší, flotilový manažer by měl být velmi detailně informován, jaká mez je tolerována a co již je předmětem doplatku. „V  našem případě jsou limity nadměrného opotřebení přesně specifikované v manuálu Celkové přiměřené opotřebení, které mají nájemci k dispozici,“ informuje Jiří Hamza, Senior Account Manager a  prokurista společnosti UniCredit Fleet Management. Obecně tyto manuály leasingových společností seznamují nájemce s  jednotlivými druhy poškození a  jsou jakýmsi klíčem pro zákazníky k  odlišení běžného a  nadměrného opotřebení či poškození. Jsou zde přesně definované normy, jako je například maximální délka škrábance, hloubka poškození laku, počet a průměr promáčklin na díle a podobně. „Naše pravidla byla sestavena na  základě mnohaletých zkušeností v oblasti operativního pronájmu vozidel a ve spolupráci s prodejním místem ojetých vozidel naší společnosti a revize dokumentu probíhá jedenkráte ročně,“ uvádí Hamza.  Manuál s jasně definovanými hranicemi běžného a nadměrného poškození či opotřebení je tedy základním dokumentem, jehož znalost je nezbytná.

Jak na předání vozu

Samotné předání vozu může být potom velice jednoduché a  rychlé. Některé leasingové společnosti, respektive jejich smluvní partner, přímo navštíví nájemce a  vozidlo od  něj přebere, s  tím, že zákazník se už v tomto případě nemusí o nic starat. Druhou možností je, že flotilový manažer vozidlo odveze na odstavnou plochu leasingové společnosti k provedení inspekce sám. V obou případech je nutné, aby zákazník připravil k  vozu potřebnou dokumentaci a  příslušenství podle předávacího protokolu. Je také vhodné demontovat veškeré dodatečné příslušenství, jako jsou HF sady nebo GPS monitoringy a  tím co nejvíce přiblížit stav vozidla stavu původnímu. Emil Vrkoslav, ředitel divize AUTOMOTIVE společnosti SGS Czech Republic, která mimo jiné pro vádí inspekce vozidel pro leasingové společnosti, doporučuje zároveň zkontrolovat a  doplnit provozní kapaliny, omýt vozidlo včetně motorového prostoru, vyčistit interiér a případně zkontrolovat a dohustit pneu na  předepsaný tlak, čímž se může zamezit nesprávnému posouzení chování vozidla během zkušební jízdy.

Vozidlo určené k inspekci je následně přistaveno na  odstavnou  plochu  ke  kontrole technického stavu. Inspekci v České republice pro leasingové společnosti provádí vesměs externí dodavatelé. Samotná prohlídka se v mnoha ohledech liší od standardní prohlídky STK. Odpadá například měření brzd nebo světel či detailní prohlídka spodní části vozidla. Prohlídka se skládá z několika částí. Nejprve je inspektorem provedena kontrola dokladů a  příslušenství k  vozu a  následně identifikace vozidla. Dále následuje zkušební jízda, která předchází vizuální prohlídce exteriéru a interiéru vozidla. „Při prohlídce se nezaměřujeme pouze na konkrétní druh nadměrného opotřebení. Snažíme se o komplexní posouzení stavu vráceného vozidla. Důraz je však prioritně kladen na poškození karoserie a interiéru vozidla. Poškození a následné opravy mechanických částí vozidla, jako je podvozek, nápravy nebo výfukového vedení, jsou průběžně kontrolovány během doby nájmu, a je-li zjištěno poškození, dochází v  autorizovaném servisním místě k opravě nebo výměně dílu,“ říká Jiří Hamza z UniCredit Fleet Management. Jeho slova potvrzuje i Emil Vrkoslav ze společnosti. SGS Czech Republic: „Naši inspektoři posuzují komplexní stav vozidla podle předem daného kontrolního postupu. Například během zkušební jízdy se inspektor mimo funkčnosti všech systémů vozidla zaměřuje i  na  necharakteristické zvuky motoru, převodového ústrojí, náprav a  karoserie. Dále pak na  necharakteristické chování vozidla při akceleraci či deceleraci, brzdění, zatáčení a přejezdu nerovností.“ Výsledkem provedené zkoušky je inspekční zpráva, která v sobě zahrnuje vedle základních informací o vozidle a příslušenství, také specifikaci nadměrného opotřebení a  poškození a  jeho vyčíslení. Zpráva obsahuje i  závěry ze zkušební jízdy a fotodokumentaci vozidla a partií, kde bylo diagnostikováno nadměrné opotřebení a poškození.

 

Nadměrné poškození a jeho vyčíslení

servis mereni tloustky lakuiVzorovým příkladem běžného a  nadměrného opotřebení a poškození může být řidičova sedačka. Standardním používáním je opotřebený potah sedáku a opěradla, což je leasingovými společnostmi klasifikováno jako běžné opotřebení. Pokud je však potah prořízlý nebo například propálený, jedná se o nadměrné opotřebení s následným vyúčtováním ceny za  výměnu poškozeného potahu. „V takovém případě od autorizovaného servisního místa příslušného importéra nebo výrobce vozidel zjistíme dle čísla VIN cenu prořízlého potahu, kterou komunikujeme s  naším zákazníkem. Po  vysvětlení potřeby uvedení vozidla do  odpovídajícího stavu a sdělení ceny za opravu s následným odsouhlasením zákazníka je vůz odborně opraven a faktura zákazníkovi přefakturována,“ vysvětluje Jiří Hamza. Obdobný postup potvrzuje i Emil Vrkoslav ze společnosti SGS Czech Republic. „Naši inspektoři používají během inspekce pomůcky, jako jsou fotoaparáty a tablety se speciálně vyvinutým, celosvětově užívaným softwarem společností SGS SA. Veškerá data a  informace o  vozidle jsou zadána do  systému inspektorem. Na základě vložených dat systém vygeneruje inspekční protokol v  elektronické podobě, jehož součástí jsou obecné informace o vozidle, seznam výbavy a příslušenství, fotografie, kalkulace nákladů na opravu nepřijatelného poškození a  další informace. Kompletní inspekční report v  elektronické podobě je k  dispozici leasingové společnosti na  zabezpečených webových stránkách ihned po ukončení inspekce a slouží jako podklad k fakturaci nadměrného poškození klientovi,“ dodává. Určit průměrnou cena za nadměrné opotřebení či poškození na  jedno vozidlo je jak podle Jiřího Hamzy, tak Emila Vrkoslava, velmi obtížné. „Při kvalitní práci správce autoparku a  zodpovědném užívání vozidla jeho řidičem nám naši zákazníci vracejí vozidla bez nadměrného poškození. Pokud však řidič vozidlo standardním způsobem neužívá, lze očekávat vrácení vozidla ve  stavu, který běžnému opotřebení neodpovídá,“ uvádí Hamza. Nutno ovšem dodat, že i při standardním používání vozu se i sebelepší řidič drobným nástrahám na silnici nevyvaruje a celkem běžně tak dochází například k  drobným škrábancům, které překračují tolerovanou mez a jsou klasifikovány a sankcionovány jako nadměrné opotřebení a poškození.

Samotný proces vrácení vozidla po ukončení operativního leasingu tak může být zdánlivě velmi jednoduchým krokem s jasnými pravidly. Ovšem není ho v  žádném případě dobré podceňovat. Zodpovědný flotilový manažer musí včas a  řádně svěřená vozidla pro předání připravit a  nejlépe se samotné technické prohlídky také zúčastnit. Velmi důležité je nenechávat řešení vzniklých pojistných událostí v  průběhu smlouvy na její konec. Včasné vyřízení pojistných událostí snižuje náklady na doplatky leasingových společnostem. Stejně tak je velmi rozumné pořídit u každého vráceného vozu vlastní fotodokumentaci, která usnadní případnou reklamaci závěrů z technické prohlídky vozu.

 

ROZHOVOR

klara motejlova vodafone czKlára Motejlová, expertka vozového parku, Vodafone CZ

Jakou máte osobní zkušenost při vracení vozidel na operativní leasing?

Není-li „damage katalog“ součástí leasingové, nebo rámcové smlouvy při pořízení vozu, je důležité vyjasnit si hned na začátku s leasingovou společností pojmy a rozsah jednotlivých možných poškození tak, aby nedocházelo ke  zbytečným nedorozuměním při vracení vozu po  ukončení leasingu. S leasingovou společností máme proces za dobu spolupráce myslím dobře nastavený, a pokud dojde k nejasnostem, řešíme poškození pomocí fotografií.

Setkali jste se při vrácení vozidel se špatně ohodnoceným stavem vozidla ze strany LS, který jste museli reklamovat?

Stává se to, ale jedná se většinou o drobná poškození. S pomocí fotografií pak vyjednáváme kompromisní řešení.

Jak doporučujete před a  při vrácení vozu na OL postupovat?

Před vrácením vozu doporučujeme s  minimálně několikadenním předstihem upozornit řidiče, aby auto uvedl do bezvadného stavu. Auto by mělo být umyté zvenku i zevnitř a případné poškození by mělo být oficiální cestou ohlášeno, aby se při předávce zamezilo překvapení. Řidič by měl mít připravené kompletní doklady k vozu a vůz dostatečnou zásobu paliva pro dojezd.

Jak lze poškozením na  firemních vozech předcházet?

Pro tyto účely doporučujeme využít médií interní komunikace, díky nimž lze pravidelně informovat zaměstnance o  zásadách zacházení s  firemním vozem a  o  tom, jak předcházet poškozením. Při předání vozidla pak vždy informujeme zaměstnance o tom, jak by mělo vozidlo vypadat při navrácení.

 

ROZHOVOR

ales zich az auto consultingAleš Zich, Auto AZ Consulting

Jaký je rozdíl mezi nadměrným opotřebením a poškozením?

Opotřebení vzniká postupným používáním věci, v souladu s účelem jejího použití a obvykle nebrání dalšímu řádnému používání věci, dokud toto opotřebení nedosáhne mezního stavu. Poškození vzniká nesprávným používáním věci či nesprávnou manipulací s ní. Pro obnovení původních funkčních, případně vzhledových vlastností tato věc vyžaduje opravu. U operativního leasingu se tyto pojmy v  podstatě prolínají a  důležitou roli hraje pouze to, kolik bude za  nadměrné opotřebení případně poškození vozidla klientovi na  konci smluvního vztahu naúčtováno.

Na jaké partie se technici LS při posuzování zaměřují?

V  první řadě na  vnější díly karoserie, jejich deformace a poškození laku. Dále poškození skel, zejména čelního, stupeň znečištění či případně poškození interiéru. Dalším často velmi detailně zkoumaným místem je podvozek automobilu, kde se poměrně často nějaké poškození najde a je možné ho zákazníkovi naúčtovat.

Jak doporučujete automobil pro předání připravit?

Optimální je prohlédnout automobil zkušeným, nejlépe nezávislým odborníkem. Ten zhodnotí jednotlivá poškození a  celkový stav automobilu. Na  základě této prohlídky navrhne případné drobné opravy, čištění a další potřebné úkony. Náklady na  toto řešení bývají podstatně nižší, než jsou částky účtované leasingovou společností při přebírání vozidla za  neřešené nadměrné opotřebení a poškození. Tuto službu běžně našim klientům poskytujeme.

Na  co konkrétně doporučujete dát před předáním vozidla LS největší pozor, popř. jak např. sjednat smlouvu, aby se co nejvíce eliminovaly sankce?

Před předáním vozidla leasingové společnosti je třeba provést jeho důkladnou prohlídku, zhodnotit její výsledky a stanovit další postup. To může udělat pouze zkušený odborník. Nejčastější chybou je zbytečné znečištění interiéru, poškození čelních skel, které je obvykle řešitelné z  připojištění čelního skla a  drobné oděrky laku, které jsou snadno a  levně opravitelné. Důležité je mít k  dispozici před sjednáním smlouvy manuál nadměrného opotřebení, které má většina leasingových společností zpracovaný a  je součástí smluvních podmínek.

V  případě, že je pro firmu znění tohoto manuálu nepřijatelné nebo nepříznivé, pokusit se vyjednat v něm změny či výjimky. Součástí celého procesu by mělo být i  zavedení hlavních principů z tohoto manuálu do firemní Car policy. Z tohoto i dalších důvodů, jako je například správné nastavení zůstatkové ceny vozidla ve smlouvě, je vhodné přizvat si již k vyjednávání podmínek s leasingovou společností nezávislého odborníka. Tuto službu našim zákazníkům nabízíme také.